Giải pháp hệ thống xếp hàng tự động cho hành chính công – Mô hình chuẩn 2025

Trong bối cảnh cải cách hành chính công đang được đẩy mạnh trên toàn quốc, hệ thống xếp hàng tự động đã trở thành giải pháp không thể thiếu tại các UBND phường, xã và trung tâm hành chính công. Việc ứng dụng công nghệ vào quy trình phục vụ người dân không chỉ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

Viễn Thông Tia Sáng tự hào là đơn vị tiên phong trong việc cung cấp hệ thống xếp hàng tự động toàn diện, tích hợp đầy đủ các phân hệ từ kiosk lấy số thứ tự, màn hình hiển thị trung tâm, đến tablet đánh giá hài lòng – tạo nên một mô hình one-stop service hoàn chỉnh cho hành chính công năm 2025.

Vì sao hành chính công cần hệ thống xếp hàng tự động?

Thực trạng tại các UBND phường/xã

Hàng ngày, các UBND phường, xã tiếp nhận hàng trăm lượt người dân đến thực hiện các thủ tục hành chính như đăng ký khai sinh, khai tử, cấp giấy chứng nhận đất đai, xác nhận hộ khẩu, đăng ký kinh doanh… Với phương thức xếp hàng thủ công truyền thống, nhiều vấn đề phát sinh:

• Tình trạng chen lấn, mất trật tự: Người dân không biết đến lượt mình khi nào, dễ xảy ra xô đẩy, tranh cãi
• Quá tải vào giờ cao điểm: Buổi sáng và chiều thứ Sáu thường là thời điểm đông nhất, gây áp lực lên cán bộ
• Thời gian chờ đợi kéo dài: Người dân phải đứng chờ liên tục, không thể sắp xếp công việc khác
• Khó kiểm soát chất lượng phục vụ: Lãnh đạo không nắm được thời gian xử lý từng hồ sơ, mức độ hài lòng của người dân

Ba mục tiêu cốt lõi của hệ thống xếp hàng tự động

Hệ thống xếp hàng tự động của Viễn Thông Tia Sáng được thiết kế nhằm đạt được ba mục tiêu chiến lược:

1. Giảm tải – Minh bạch – Rút ngắn thời gian phục vụ

Người dân chỉ cần lấy số từ kiosk và chờ được gọi, không phải đứng xếp hàng dài. Mọi thông tin về số thứ tự, quầy giao dịch đều được hiển thị công khai trên màn hình trung tâm, đảm bảo tính minh bạch tuyệt đối. Thời gian phục vụ trung bình giảm từ 40-60% so với phương thức thủ công.

2. Hạn chế chen lấn, xáo trộn

Với quy trình tự động hóa, mỗi người dân có số thứ tự riêng và được gọi đúng thứ tự. Điều này loại bỏ hoàn toàn tình trạng tranh giành vị trí, tạo môi trường văn minh, lịch sự trong giao dịch hành chính công.

3. Tăng hiệu quả làm việc của cán bộ giao dịch

Cán bộ không còn phải quản lý hàng đợi thủ công, chỉ cần tập trung vào xử lý hồ sơ. Hệ thống tự động gọi số, theo dõi thời gian phục vụ và thu thập đánh giá – giúp cán bộ làm việc hiệu quả hơn và được đánh giá công bằng hơn.

Ba phân hệ quan trọng trong giải pháp tổng thể

Hệ thống hành chính công của Tia Sáng không chỉ dừng lại ở việc xếp hàng, mà tích hợp thêm hai phân hệ hỗ trợ:

1. Xếp hàng tự động: Quản lý luồng người dân từ lấy số đến phục vụ hoàn tất
2. Đánh giá hài lòng cán bộ: Thu thập phản hồi ngay sau mỗi giao dịch qua tablet
3. Tra cứu thủ tục hành chính: Cung cấp thông tin về hồ sơ, lệ phí, thời gian giải quyết ngay tại kiosk

Sự kết hợp này tạo nên một one-stop service hoàn chỉnh, đáp ứng mọi nhu cầu của người dân và cơ quan quản lý.

Cấu hình hệ thống xếp hàng tự động

Kiosk cấp số tự động Q-Kiosk 1785CMT

Đây là thiết bị cốt lõi của hệ thống xếp hàng tự động, đặt tại khu vực tiếp đón để người dân tự phục vụ.

Thông số kỹ thuật nổi bật:

• Màn hình cảm ứng 17 inch: Độ phân giải cao 1280×1024 pixel, hiển thị sắc nét, dễ thao tác ngay cả với người cao tuổi
• Camera nhận diện khuôn mặt: Hỗ trợ xác thực danh tính, phòng chống gian lận và lưu trữ hình ảnh người dân để tra cứu sau này
• Đầu đọc căn cước công dân (CCCD): Tích hợp công nghệ NFC đọc thông tin trên chip, tự động điền vào hệ thống mà không cần nhập liệu thủ công
• Máy in nhiệt tự động: In phiếu số thứ tự nhanh chóng (dưới 3 giây), không cần mực, tiết kiệm chi phí vận hành
• Cấu hình mạnh mẽ: Bộ máy tính Intel Core i5 thế hệ mới, RAM 16GB, SSD 240GB đảm bảo vận hành mượt mà, không giật lag

Lợi ích thực tế:

Người dân có thể tự chọn loại thủ tục cần thực hiện trên giao diện đơn giản, hệ thống tự động cấp số tương ứng và in phiếu. Thời gian lấy số trung bình chỉ 15-20 giây, giảm áp lực cho nhân viên tiếp đón.

Màn hình trung tâm 55 inch hiển thị số thứ tự

Màn hình hiển thị trung tâm được lắp đặt tại vị trí dễ quan sát nhất trong khu vực chờ, có kích thước 55 inch với độ phân giải Full HD hoặc 4K.

Chức năng chính:

• Hiển thị số thứ tự đang được phục vụ tại từng quầy giao dịch
• Thông báo số tiếp theo chuẩn bị được gọi
• Phát thông tin hướng dẫn, thông báo quan trọng từ UBND
• Tích hợp âm thanh gọi số bằng tiếng Việt rõ ràng, dễ nghe

Ưu điểm:

Người dân có thể theo dõi trực quan tiến độ xử lý, biết chính xác còn bao nhiêu lượt nữa đến mình. Điều này giúp họ yên tâm, có thể ra ngoài uống nước hoặc xử lý công việc khác mà không lo bỏ lỡ lượt.

Tablet đánh giá hài lòng Q-Tab 1032 BMT

Sau khi hoàn tất giao dịch, người dân sẽ được mời đánh giá mức độ hài lòng ngay tại quầy thông qua tablet đánh giá hài lòng.

Tính năng đặc biệt:

• Đánh giá 4 cấp độ: Rất hài lòng, Hài lòng, Chưa hài lòng, Không hài lòng – được biểu thị bằng biểu tượng cảm xúc dễ hiểu
• Thông báo tức thì: Khi quầy nhận đánh giá “Không hài lòng” liên tục, hệ thống tự động cảnh báo cho lãnh đạo qua email hoặc SMS
• Báo cáo chi tiết: Thống kê theo ngày, tuần, tháng về tỷ lệ hài lòng của từng cán bộ, từng loại thủ tục
• Màn hình 10.1 inch: Kích thước vừa đủ, giao diện thân thiện, người dân chỉ cần chạm nhẹ là hoàn thành đánh giá

Giá trị mang lại:

Lãnh đạo UBND có cơ sở dữ liệu khách quan để đánh giá hiệu quả làm việc của từng cán bộ, từ đó có chính sách khen thưởng hoặc đào tạo lại phù hợp. Người dân cũng cảm thấy ý kiến của mình được lắng nghe và trân trọng.

Màn hình hoặc bảng LED tại quầy giao dịch

Mỗi quầy làm việc cần có thiết bị hiển thị để người dân dễ dàng xác định đúng vị trí được gọi. Tia Sáng cung cấp hai lựa chọn linh hoạt:

Lựa chọn 1: Màn hình LCD 21.5 inch

• Hiển thị số quầy, số thứ tự đang phục vụ
• Kèm hình ảnh và tên cán bộ giao dịch – tạo sự gần gũi, thân thiện
• Có thể phát video hướng dẫn thủ tục hoặc thông báo quan trọng khi quầy nghỉ

Lựa chọn 2: Bảng LED CDP L04

• Hiển thị số thứ tự bằng đèn LED đỏ hoặc xanh, dễ nhìn từ xa
• Kích thước nhỏ gọn, tiết kiệm không gian
• Phù hợp với các quầy có diện tích hạn chế hoặc ngân sách eo hẹp

Cả hai giải pháp đều được đồng bộ tự động với hệ thống trung tâm, đảm bảo thông tin chính xác, không bị nhầm lẫn.

Lợi ích dành cho UBND và người dân

Cho cơ quan hành chính công

1. Minh bạch thông tin từng lượt phục vụ

Mọi số thứ tự, thời gian bắt đầu và kết thúc giao dịch đều được hệ thống ghi nhận tự động. Lãnh đạo có thể kiểm tra bất cứ lúc nào, phát hiện những bất thường như quầy phục vụ quá lâu hoặc nghỉ giữa giờ không hợp lý.

2. Giảm thời gian chờ đến 40-60%

Nhờ quy trình tối ưu và sự phân bổ hợp lý, người dân không còn phải chờ đợi lâu như trước. Điều này giúp UBND phục vụ được nhiều hồ sơ hơn trong cùng thời gian làm việc.

3. Theo dõi đánh giá cán bộ theo thời gian thực

Hệ thống tablet đánh giá hài lòng cung cấp dữ liệu liên tục về chất lượng phục vụ. Lãnh đạo không cần chờ đến cuối tháng mới biết ai làm tốt, ai cần cải thiện.

4. Thống kê, báo cáo tự động cho lãnh đạo

Phần mềm quản lý tích hợp sẵn các mẫu báo cáo theo ngày, tuần, tháng, quý về số lượng hồ sơ, thời gian xử lý trung bình, tỷ lệ hài lòng… Lãnh đạo chỉ cần xuất file Excel hoặc PDF để trình cấp trên mà không tốn công tổng hợp thủ công.

Cho người dân

1. Tiết kiệm thời gian, công sức

Người dân không phải đứng xếp hàng dài, có thể ngồi chờ thoải mái hoặc ra ngoài làm việc khác khi biết còn nhiều lượt.

2. Trải nghiệm văn minh, chuyên nghiệp

Không khí giao dịch trở nên lịch sự, không còn cảnh chen lấn ồn ào. Điều này nâng cao hình ảnh của cơ quan hành chính công trong mắt dân.

3. Được lắng nghe ý kiến

Qua tablet đánh giá hài lòng, người dân có quyền đánh giá chất lượng phục vụ một cách trung thực, giúp cơ quan cải thiện dịch vụ ngày càng tốt hơn.

4. Tra cứu thông tin dễ dàng

Ngay tại kiosk lấy số thứ tự, người dân có thể tra cứu các thủ tục hành chính, biết trước cần chuẩn bị giấy tờ gì, mất bao lâu để được giải quyết.

Vì sao chọn Viễn Thông Tia Sáng?

Hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai hệ thống hành chính công

Viễn Thông Tia Sáng đã đồng hành cùng hàng trăm UBND phường, xã, quận, huyện trên toàn quốc trong việc xây dựng và vận hành hệ thống xếp hàng tự động. Chúng tôi hiểu rõ đặc thù của từng địa phương, từ đó tư vấn giải pháp phù hợp nhất về số lượng quầy, vị trí lắp đặt, quy trình vận hành.

Sản phẩm chính hãng COMQ, TOA

Tất cả thiết bị từ kiosk, màn hình hiển thị trung tâm, đến tablet đánh giá hài lòng đều là hàng chính hãng từ các thương hiệu uy tín như COMQ (Hàn Quốc) và TOA (Nhật Bản). Sản phẩm được bảo hành đầy đủ, linh kiện thay thế sẵn có tại Việt Nam, đảm bảo vận hành liên tục không bị gián đoạn.

Hỗ trợ kỹ thuật – Bảo trì dài hạn

Chúng tôi cung cấp gói bảo trì trọn đời với các mức độ cam kết khác nhau: bảo trì định kỳ hàng quý, hỗ trợ từ xa 24/7, xuống hiện trường trong vòng 4-8 giờ khi có sự cố. Đội ngũ kỹ thuật viên được đào tạo bài bản, sẵn sàng hướng dẫn cán bộ UBND sử dụng hệ thống một cách thành thạo.

Giá tốt nhất thị trường

Với vai trò là đối tác chiến lược của các nhà sản xuất, Tia Sáng có khả năng cung cấp hệ thống xếp hàng tự động với giá cạnh tranh nhất, phù hợp với ngân sách của từng đơn vị hành chính. Chúng tôi luôn minh bạch trong báo giá, không phát sinh chi phí ẩn, đồng thời hỗ trợ thanh toán linh hoạt theo tiến độ dự án.

Quy trình triển khai hệ thống tại UBND

Bước 1: Khảo sát thực địa

Kỹ thuật viên của Tia Sáng sẽ đến khảo sát diện tích, bố cục quầy giao dịch, nhu cầu sử dụng và đề xuất phương án tối ưu nhất.

Bước 2: Thiết kế và báo giá

Dựa trên kết quả khảo sát, chúng tôi lập bản vẽ 3D, danh mục thiết bị chi tiết và báo giá chính xác. UBND có thể yêu cầu điều chỉnh để phù hợp ngân sách.

Bước 3: Lắp đặt và cấu hình

Sau khi ký hợp đồng, đội thi công sẽ tiến hành lắp đặt thiết bị, cấu hình phần mềm, kết nối mạng và kiểm tra toàn bộ hệ thống.

Bước 4: Đào tạo và bàn giao

Chúng tôi tổ chức buổi đào tạo cho cán bộ về cách vận hành, xử lý sự cố cơ bản và bảo trì thường xuyên. Sau đó bàn giao hồ sơ, tài liệu hướng dẫn đầy đủ.

Bước 5: Bảo trì và nâng cấp

Tia Sáng cam kết hỗ trợ bảo trì dài hạn, cập nhật phần mềm miễn phí và sẵn sàng nâng cấp hệ thống khi UBND có nhu cầu mở rộng.

Câu hỏi thường gặp

Hệ thống có tương thích với phần mềm một cửa hiện tại của UBND không?

Có, chúng tôi có thể tích hợp với hầu hết các phần mềm quản lý hồ sơ đang sử dụng, đảm bảo đồng bộ dữ liệu hai chiều.

Chi phí bảo trì hàng năm là bao nhiêu?

Tùy thuộc vào quy mô hệ thống, chi phí bảo trì thường dao động từ 10-15% giá trị thiết bị mỗi năm, bao gồm bảo dưỡng định kỳ và hỗ trợ kỹ thuật.

Hệ thống có hoạt động được khi mất điện không?

Chúng tôi khuyến nghị UBND trang bị bộ lưu điện UPS để đảm bảo hệ thống không bị gián đoạn trong trường hợp mất điện đột ngột.

Thời gian triển khai dự án mất bao lâu?

Từ khảo sát đến bàn giao thường mất 2-4 tuần tùy thuộc vào độ phức tạp và số lượng quầy giao dịch.

Kết luận

Hệ thống xếp hàng tự động không chỉ là một công cụ quản lý luồng người dân mà còn là biểu tượng của sự chuyển đổi số trong hành chính công. Với giải pháp tổng thể từ kiosk lấy số thứ tự, màn hình hiển thị trung tâm, tablet đánh giá hài lòng đến phần mềm quản lý thông minh, Viễn Thông Tia Sáng cam kết mang lại sự hài lòng tối đa cho cả UBND và người dân.

Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm mô hình one-stop service hiện đại nhất cho hành chính công năm 2025. Cùng Tia Sáng xây dựng một nền hành chính minh bạch, hiệu quả và thân thiện với người dân!